Что меняется?
Норма использования ЭТрН закреплена Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Суть в том, что для большинства коммерческих грузоперевозок транспортная накладная должна оформляться в электронном виде. Это касается всех участников цепочки: грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей.
В электронный вид переводятся не только транспортные накладные, но и другие документы:
- заказы и заявки на перевозку;
- экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки);
- железнодорожные накладные;
- грузовые накладные для авиаперевозок.
Все электронные документы передаются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Самостоятельно подключаться к ней не нужно — можно работать только через аккредитованных операторов ИС ЭПД (их перечень есть на сайте Минтранса). Как видим, в основном это операторы ЭДО и ОФД. Поэтому подключаться нужно к ЭДО (СБИС, Контур и т.п.).
Как это работает?
ЭТрН состоит из нескольких частей (титулов), и каждый участник подписывает свой:
- Грузоотправитель формирует и подписывает свой титул при оформлении.
- Перевозчик подтверждает приём груза и подписывает свой титул.
- Грузополучатель фиксирует приёмку и подписывает свой титул.
- Перевозчик закрывает рейс, подписывая заключительный титул.
После подписания документ попадает в ГИС ЭПД. Для водителя на дороге это выглядит как QR-код в мобильном приложении — инспектор ГИБДД может отсканировать его и увидеть все данные о перевозке.
Что нужно сделать для перехода?
1. Выбрать аккредитованного оператора ИС ЭПД из перечня Минтранса.
2. Оформить электронные подписи (КЭП для руководителя, а для сотрудников — КЭП плюс машиночитаемые доверенности, если подписывает не руководитель). Водителю для фиксации действий в пути часто достаточно простой электронной подписи через мобильное приложение оператора.
3. Настроить доступ сотрудников к системе оператора.
4. Интегрировать систему ЭПД с вашим учётным ПО.
5. Провести тестовые перевозки с основными контрагентами, чтобы отработать все сценарии (частичная приёмка, переадресовка, замена водителя).
6. Уведомить контрагентов о новых правилах и зафиксировать обязательство работать через ЭПД в договорах.
Какие риски?
- Налоговые. Если при проверке ФНС увидит, что вместо обязательной ЭТрН оформлена бумажная (или есть ошибки в электронной), она может не признать расходы на перевозку при расчёте налога на прибыль или отказать в вычете НДС.
- Административные. Специального штрафа именно за отсутствие ЭТрН пока нет — нарушение квалифицируется по общим статьям о правилах перевозки. Но до 1 марта 2027 года действует переходный период: инспектор при обнаружении бумажной накладной вместо электронной ограничится устным замечанием. После этой даты ситуация может измениться.
- Другие. Крупные заказчики уже требуют от партнёров работы с ЭПД. Игнорирование правила грозит потерей контрактов. В спорах с контрагентом отсутствие корректно оформленной ЭТрН тоже создаст сложности.
Нужны ли ЭТрН для розницы?
Если у Вас розничная аптека, ветаптека или магазин и Вы не торгуете оптом, и не задействуете в своей работе транспортно-экспедиционные компании, то Вам потребуется только подписание приходных ЭТрН от поставщиков. Это производится непосредственно в сервисе ЭДО, необходимо подключить интеграцию ЭДО с ГИС ЭПД. Обратитесь в техподдержку Вашего оператора ЭДО для подключения интеграции с ГИС ЭПД.
Опт и мелкооптовые продажи
1) Подписание приходных ЭТрН от поставщиков непосредственно в сервисе ЭДО, необходимо подключить интеграцию ЭДО с ГИС ЭПД. Обращаться в техподдержку Вашего оператора ЭДО для подключения интеграции с ГИС ЭПД.
2) Подписание расходных ЭТрН для покупателей и перевозчиков. Непосредственно в сервисе ЭДО необходимо подключить интеграцию ЭДО с ГИС ЭПД. Обращаться в техподдержку Вашего оператора ЭДО для подключения интеграции с ГИС ЭПД.
3) Интеграция БЭСТ-5 с ЭДО (СБИС, Контур) (при необходимости). Обращаться в техподдержку БЭСТ-5. Аптека для подключения интеграции с ЭДО.
Частые вопросы и ответы по ЭТРН
Нужно ли оформлять для передачи товаров одновременно ТОРГ-12 и ЭТрН?
Да, в ряде случаев действительно оформляют и ТОРГ-12, и ЭТрН — но не потому, что так велит закон в целом, а потому, что эти документы решают разные задачи. Их часто передают парой, но не всегда.
- ТОРГ-12 подтверждает сам факт передачи права собственности на товар от продавца к покупателю. В ней фиксируют, что именно, в каком количестве и по какой цене передали. Этот документ нужен для бухгалтерского и налогового учёта: на его основании поставщик списывает товар, а покупатель оприходует.
- ЭТрН (электронная транспортная накладная) регулирует отношения в цепочке перевозки. Она фиксирует заключение договора перевозки, описывает маршрут, данные транспортного средства, водителя, этапы приёмки и сдачи груза.
Когда нужны оба документа?
Когда в сделке есть и передача товара, и его перевозка сторонним перевозчиком. Например: поставщик передаёт товар логистической компании (или нанятому перевозчику), а та доставляет его покупателю. В этой ситуации:
- ТОРГ-12 оформляют между поставщиком и покупателем (чтобы зафиксировать переход права собственности).
- ЭТрН оформляют между грузоотправителем (поставщиком), перевозчиком и грузополучателем (покупателем) — чтобы зафиксировать сам процесс перевозки.
А когда можно обойтись чем-то одним?
Если перевозки со сторонним перевозчиком нет. Например:
- Поставщик сам доставляет товар своим транспортом, и стоимость доставки просто включена в цену товара (не выделена отдельной услугой).
- Покупатель забирает товар самовывозом — на своём транспорте или транспорте, который не является привлечённым перевозчиком по отдельному договору.
В таких случаях для подтверждения передачи товара достаточно ТОРГ-12 (или универсального передаточного документа — УПД, который может заменить ТОРГ-12). ЭТрН не требуется, потому что нет договора перевозки с третьим лицом.
Если в вашей сделке есть сторонний перевозчик, оформляйте оба документа. Если доставка «своими силами» — достаточно товарной накладной. Так же перед сделкой нужно сверить условия договора: иногда стороны специально прописывают, какой комплект документов им нужен.
С уважением, команда Центра решений БЭСТ-5.Аптека.
